Инструкция по делопроизводству образец - Типовая инструкция. Делопроизводство

В филиалах Организации делопроизводство ведется самостоятельно с соблюдением требований настоящей Инструкции.

При разработке Инструкции использовались действующие нормативные акты Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры списка дел, создание архивов в организациях для обеспечения сохранности наиболее ценных документов, существующая практика, а также внутренние документы Организации.

Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных компьютерных технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Организации, должны отвечать требованиям Инструкции. Непосредственное ведение делопроизводства в структурном подразделении осуществляется секретарем или сотрудником, назначенным начальником соответствующего структурного подразделения.

Инструкция по делопроизводству ООО

Использование в средствах массовой информации, публичных выступлениях и т. Вся поступающая в Организацию корреспонденция принимается и регистрируется в Канцелярии. При приеме корреспонденции необходимо проверять правильность ее доставки.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. Принятая корреспонденция вскрывается за исключением корреспонденции с отметкой на конверте "Лично".

Корреспонденция с отметкой "Лично" вручается лично адресату или его доверенному лицу. Корреспонденция, имеющая пометку "Конфиденциально", обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.

При вскрытии конвертов работники Канцелярии проверяют соответствие адресата, целостность упаковки, наличие вложенных документов и приложений к ним, а также наличие подписи на документе. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений и т. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если календарный штемпель на конверте должен служить доказательством времени отправки или получения данного документа или если адрес отправителя указан только на конверте.

Обязательно сохраняются конверты с письмами претензионного характера, а также с обращениями граждан. На полученных документах проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления, порядковый входящий номер.

Если к документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка. Штамп проставляется на лицевой стороне первого листа документа в правом нижнем углу. Порядковые номера фиксируются в журнале учета регистрационных порядковых номеров Приложение N 2. На документах, не подлежащих регистрации, ставится штамп и указывается только дата поступления документа.

При регистрации должен соблюдаться принцип однократности: Зарегистрированный документ передается тому руководителю, в адрес которого он поступил. Документы, не требующие рассмотрения руководства, передаются начальникам структурных подразделений и отделов Организации в соответствии с затронутыми в документах вопросами.

После рассмотрения и наложения руководителем резолюции резолюция включает фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и датукоторая может являться основанием для взятия документа на контроль, документ передается исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то снимаются дополнительные копии документа по числу указанных исполнителей.

Подлинник документа направляется исполнителю, указанному в резолюции первым. При направлении документа нескольким исполнителям ответственность за подготовку материала несет исполнитель, указанный в резолюции первым.

Остальные исполнители обязаны представить необходимые материалы ответственному исполнителю в согласованные с ним сроки. Ответ должен быть завизирован всеми исполнителями, перечисленными в резолюции.

Документы, поступившие из Канцелярии в структурные подразделения, вторично не регистрируются. Документы, зарегистрированные в Канцелярии, передаются из одного структурного подразделения Организации в другое только через Канцелярию.

Перед регистрацией документа, поступившего на отправку, проверяется правильность его оформления:. Если документ направляется в несколько адресов, на отправку сдается столько экземпляров подписанного письма, сколько необходимо для отправки всем адресатам, и один экземпляр копии. После проверки оформления документ регистрируется в журнале Приложение N 3 и на всех экземплярах документа проставляется исходящий номер по порядку.

Исходящий номер состоит из индекса структурного подразделения, подготовившего ответ, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера. На копии исходящего документа в левом верхнем углу ставится заверительный регистрационный штамп. Корреспонденция сдается на отправку в отделение связи или доставляется с курьерами. Заверенные копии отправленных документов в тот же день передаются в соответствующие подразделения исполнителям для подшивки в дела.

Любой документ состоит из ряда элементов даты, текста, подписикоторые называются реквизитами. Каждый вид документа приказ, письмо, акт и т.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа, либо в безличной форме. Если приложение в тексте не названо, его наименование дается в отметке о приложении с указанием количества листов и экземпляров. Рубрики Образцы документов Добавить документ Популярные новости. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. Доставка документов в организацию осуществляется, как правило, средствами почтовой и электрической связи. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Сводная номенклатура дел составляется в соответствии со структурой Организации. До представления на подпись проект приказа визируется заместителями генерального директора по направлениям деятельности, начальником правового управления и другими заинтересованными структурными подразделениями.

Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям действующих нормативных актов. К числу наиболее юридически значимых то есть для придания документу юридической силы реквизитов относятся:. Подпись является обязательным реквизитом любого документа.

Образец документа. Инструкция по ведению делопроизводства

Право подписи предоставляется должностным лицам в соответствии с организационно-распорядительными документами Организации уставом, должностными инструкциями и т. От имени Организации документы, как правило, подписывает генеральный директор или его заместители. Документы структурных подразделений подписывают их руководители. Главный бухгалтер Организации подписывает документы в соответствии со своей компетенцией на основании Федерального закона "О бухгалтерском учете".

Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости например, подписание контракта, договора и на других экземплярах. Дата документа - один из наиболее важных реквизитов. Отсутствие даты на документе делает документ либо недействительным напр. Печать применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных в т. Гриф утверждения свидетельствует о введении документа в действие, распространении его действия на всех работников Организации. Обязательному утверждению генеральным директором, общим собранием участников или советом директоров в пределах их компетенции подлежат:.

Регистрационный номер свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом Организации. Текст служебных документов должен быть кратким и точным, не допускающим различных толкований.

В документах не следует употреблять малоизвестные сокращения, обозначения. Содержание служебных документов не должно противоречить действующему законодательству. Ответы на поступившие документы следует подготавливать в письменном виде только в случаях, если поставленные вопросы требуют обязательного документального оформления.

Внесение в подписанные утвержденные документы каких-либо добавлений или исправлений, меняющих существо изложенного в документе, может производиться только лицом, подписавшим. Рекомендуется иметь для Организации, ее структурных подразделений, конкретных должностных лиц следующие виды бланков документов:. Общий бланк может быть использован для составления любых видов документов, кроме писем. Рекомендуется включать в него следующие реквизиты:. Рекомендуется также проставлять ограничительные уголки для следующих реквизитов документа:.

Рекомендуется включать в него трафаретные части таких реквизитов, как дата, регистрационный номер документа и ссылка на дату и регистрационный номер входящего документа; а также проставлять ограничительные уголки для следующих реквизитов:. Бланк конкретного вида документа за исключением письма составляется на основе общего бланка и дополняется наименованием соответствующего вида документа, например "Приказ", "Распоряжение" и т.

К тексту документа составляется заголовок, отражающий краткое содержание документа, который пишется перед текстом слева. Заголовок обычно отвечает на вопрос "О чем? Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщенно. Заголовок формулируется непосредственно исполнителем при подготовке документа. Не составляется заголовок к письмам, текст которых не превышает половины страницы, а также в ответах на письма граждан.

В ответах на письма организаций и предприятий обязательно делается ссылка на дату и номер документа, на который дается ответ. Если документ печатается на бланке, то ссылка указывается в специально отведенном месте, а в документе, напечатанном не на бланке, - перед заголовком или текстом письма.

Каждый документ за исключением письма должен иметь название вида, к которому он относится приказ, протокол, акт, докладная записка и т. Текст документа может быть разбит на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Разделы имеют сквозную порядковую нумерацию, остальные составные части документа нумеруются по порядку в пределах каждого раздела. При отсутствии разделов весь текст документа может быть разделен на пункты, имеющие порядковую нумерацию.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" или сокращения "стр. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

Датой документа является дата его подписания или утвеждения, для протокола - дата заседания, для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа оформляют цифровым способом в следующей последовательности: После написания даты цифровым способом не ставится буква "г" с точкой или просто точка за исключением случая, когда датой заканчивается предложение. Допускается оформление даты в следующей последовательности: Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква "г" с точкой или слово "год", например: Если документ напечатан на бланке, то дата проставляется на месте, отведенном для нее в штампе бланка.

На таком же месте вверху слева ставится дата на внутренних документах, которые печатаются не на бланках. В документе, подлежащем утверждению, дата ставится в самом реквизите утверждения. Регистрационный номер документа, состоящий из номера индекса подразделения, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера по регистрации, если он напечатан на бланке, ставится в определенном на штампе бланка месте. Если документ печатается не на бланке, то номер проставляется аналогично правилу проставления даты.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. При подготовке документов совместно с несколькими организациями следует иметь в виду, что все экземпляры этих документов должны быть подлинниками. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или частные физические лица. Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:.

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:. Если документ адресуют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

регистрация собственности на квартиру где
Читайте также:
Новости партнеров:

Читайте в электронном журнале Все краски офисного лета для секретаря! Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы ГОСТ Р